Na zaproszenie Kamila Romel-Sambora zostałam poproszona o poprowadzenie konferencji biznesowej „Nowoczesne techniki pokonywania obiekcji i finalizacji sprzedaży” organizowanej przez polski oddział Brian Tracy International. I mogłabyś stwierdzić: cóż, to tylko konferansjerka. Jednak pozwól, że nie zgodzę się z Tobą. Uważam bowiem, że to właśnie od osoby prowadzącej zależy najwięcej: energia na sali, pilnowanie czasu wystąpień, przekazywanie uczestnikom ważnych informacji od organizatora, moderowanie debatą.
I mimo, że sama prowadzę szkolenia czy wystąpienia publiczne oraz nieobca jest mi rola osoby prowadzącej różne wydarzenia (od 30 do 2500 uczestników), to jednak i ja nie zawsze o wszystkim pamiętam. Po zakończonej konferencji postanowiłam zatem spisać moje porady dla prowadzącego spotkanie biznesowe czy konferencję (zwłaszcza multispeakerową).
Oto moje podpowiedzi:
- Pamiętaj, że nie ludzie są dla Ciebie, ale Ty dla ludzi. Powinieneś być skupiony na potrzebach publiczności. Nie gwiazdorz i nie udawaj kogoś, kim nie jesteś. Będziesz wówczas autentyczny, a ludzie to czują i docenią.
- Przygotuj sobie 3-4 ćwiczenia integrujące grupę i rób je po każdej dłuższej przerwie. Nie zapomnij zintegrować publiczności na samym początku konferencji. W dużej mierze od Ciebie zależy energia na sali.
- W pierwszym wejściu, poza przedstawieniem Organizatora i siebie, ustal z publicznością kontrakt: poproś o wyłączenie telefonów komórkowych oraz o punktualność, zwłaszcza po zakończeniu przerw.
- Przygotuj sobie ze 2-3 dowcipy. Uśmiechem (i śmiechem) zawsze łatwiej jest zjednać publiczność.
- Nie bój się pomyłek. Masz do nich prawo, chociaż oczywistym jest, że lepiej jest ich unikać. Jednak, gdy się zdarzą, po prostu idź dalej. I tak większość osób ich nie zauważy, bo przecież nie zna Twojego scenariusza.
- Nie bój się interakcji. Podążaj za publicznością. To wymaga elastyczności, ale z takich interakcji wychodzi najlepszy kontakt z uczestnikami.
- Jeśli prowadzisz debatę, pamiętaj, aby nie stać w jednym miejscu. Zmieniaj miejsca na sali, aby pobudzić publiczność. Przygotuj sobie również kilka pytań, które sam zadasz prelegentom, aby zainicjować debatę.
- Publiczność utożsamia Ciebie z Organizatorem i często podczas przerw to właśnie do Ciebie będzie podchodzić, aby zadać dodatkowe pytania: zmniejszenie/zwiększenie klimatyzacji, gdzie coś kupić, gdzie znaleźć łazienkę, co będzie dalej w programie. Zorientuj się w tych kwestiach, bądź cierpliwy i postaraj się udzielić odpowiedzi, a nie odsyłać do Organizatora. Gracie w jednej drużynie, a uczestnicy mają prawo zadawać pytania i naprawdę nie muszą wszystkiego wiedzieć.
- Bądź przygotowany. Wejdź na stronę Organizatora, poczytaj o nim więcej (historia, oferta, ciekawostki), zrób notatki. Część przyda Ci się, aby przedstawić Organizatora, a część, aby móc udzielić odpowiedzi uczestnikom wydarzenia.
- Przed spotkaniem/konferencją podejdź do Organizatora i raz jeszcze sprawdź kolejność wystąpień, bo może się zdarzyć, że któryś z prelegentów źle obliczył czas dojazdu, a Ty będziesz chciał go zapowiedzieć.
- Ustal z Organizatorem, jakie dodatkowe rzeczy warto przekazać publiczności, np. informacja o innych szkoleniach, ofercie specjalnej, konkursach podczas eventu.
- Wyciągaj esencję z notek biograficznych prelegentów. Nie musisz wszystkiego mówić. Lepiej wcześniej podejdź do prelegenta i zapytaj na co masz zwrócić uwagę. Gwarantuję, że czasami występujący może Ciebie zaskoczyć.
- Kiedy żegnasz prelegenta, który zakończył właśnie swoje wystąpienie, dobrze byłoby, abyś jednym zdaniem nawiązał do jego wypowiedzi. Powinieneś być zatem uważny, zwłaszcza w kilku ostatnich minutach, bo wówczas sam prelegent podsumowuje swoje wystąpienie i łatwiej jest znaleźć jego najważniejszy wątek.
- Jeśli nie znasz prelegentów, którzy będą występować, poproś Organizatora, aby Ciebie im przedstawił. Nie czekaj aż sobie o tym przypomni, bo być może zajęty jest sprawami logistycznymi i naprawdę ma prawo o tym nie pamiętać.
- To Ty pilnujesz czasu wystąpień i całej konferencji. Bądź konsekwentny w uświadamianiu tego występującym. Wiem, że niektórzy kochają swój głos, jednak publiczność też zasługuje na szacunek i realizację czasową eventu. Poza tym każdy chce mieć przerwy.
- Jeżeli konferencja zawiera ankiety, powinieneś to ogłosić i sprawić, aby jak największa ich ilość została uzupełniona i oddana. Nie czekaj na koniec eventu, bo wówczas każdy myśli już tylko o pójściu do domu. Znajdź też pomocnika, który będzie je rozdawał, kiedy Ty będziesz o nich informował publiczność.
- Po prostu dobrze się baw! Masz na sali przyjaciół. W końcu zapłacili za swój bilet, więc oczekują najlepszego zwrotu z poniesionej inwestycji.
Podczas konferencji, którą prowadziłam, były rozdawane ankiety. Na szczęście Organizator pomyślał, aby uwzględnić w niej ocenę prowadzącego. I nie, nie otrzymałam 100% pozytywnych głosów. Około 80% uczestników oceniło mnie na 4-5 (w skali 0-5). Około 20% zaś postawiło mi niższą ocenę, w tym 2 osoby oceniły mnie na 2 (na szczęście niżej już nie było). I dlaczego o tym piszę: bo nawet jakbyś stawał na głowie i tak do części osób nie trafisz. I cóż z tego. Ważne, że dałeś z siebie 110% i dla tych 80% było warto.
Jednak po tego typu wystąpieniach robię jeszcze jedną rzecz. Proszę Organizatora, już po evencie, o 5 minut tylko dla mnie na szybki feedback. Dlaczego to robię? Bo zależy mi na tym, żeby się rozwijać, żeby być coraz lepszą. I zadaję tylko dwa pytania: co Ci się podobało w mojej pracy oraz co mogę poprawić?
I prezes polskiego oddziału BTI zwrócił uwagę na:
- co się podobało: przygotowanie, ćwiczenie otwierające grupę, ćwiczenie pobudzające po przerwie obiadowej, swoboda, luz, otwartość na uczestników i wchodzenie z nimi w interakcję, zachęcanie do pytań, pilnowanie czasu konferencji, dokładna znajomość scenariusza na poziomie takim, że mogłabym event poprowadzić bez kartek (łącznie ze znajomością sylwetek prelegentów);
- co wymaga poprawy: w kilku momentach mikrofon był za blisko twarzy i słychać było mój oddech, powinnam mieć przygotowane ze 2 dowcipy, które skróciłyby dystans, w jednym przypadku mogłam szybciej zareagować po zakończeniu wystąpienia jednego z prelegentów.
Dopiero po takiej informacji zwrotnej wiem, co już jest moją mocną stroną, a co wymaga poprawy, bo z samych ankiet uczestników tego się nie dowiem. I kiedy przyjmuję postawę otwartości to nie boję się oceny. Ona będzie zawsze, nawet sama świadomie się narażam na nią, prosząc o feedback. Dla mnie to wyjątkowo ważne, aby podnosić swój poziom przygotowania i jakości wystąpień.
I jeszcze taka rzecz niemerytoryczna, ale myślę, że powinieneś zwrócić na nią uwagę: jeśli event zaczynasz rano, a odbywa się on stosunkowo daleko od miejsca Twojego zamieszkania – przyjedź dzień wcześniej. Po pierwsze dlatego, że musisz się wyspać, a nie po nocy jechać. Będziesz mieć większą energię dnia następnego. A po drugie dlatego, że powinieneś być na miejscu co najmniej godzinę-półtorej przed rozpoczęciem. Musisz zapoznać się z salą i jej otoczeniem (toalety, miejsce na kawę/herbatę), ze sceną, wypróbować mikrofon, porozmawiać z osobami technicznymi oraz chwilę z Organizatorem o przebiegu eventu. Nie zrobisz tego przyjeżdżając 5 minut przed rozpoczęciem, gdy uczestnicy będą w fazie rejestracji.
Moim zdaniem najważniejsze to nie zapominać, że jesteś dla ludzi, żeby im służyć i pomagać. Żeby mieć w sobie taką wewnętrzną pokorę, która pozwoli Ci zapomnieć o ciągłym „ja” i przekieruje Ciebie na „ty/wy/my”. Tymczasem życzę Ci powodzenia w rozwoju Twojej kariery.
