17 rekomendacji dla prowadzącego spotkanie biznesowe /konferencję

20 września 2018

Na zaproszenie Kamila Romel-Sambora zostałam poproszona o poprowadzenie konferencji biznesowej „Nowoczesne techniki pokonywania obiekcji i finalizacji sprzedaży” organizowanej przez polski oddział Brian Tracy International. I mogłabyś stwierdzić: cóż, to tylko konferansjerka. Jednak pozwól, że nie zgodzę się z Tobą. Uważam bowiem, że to właśnie od osoby prowadzącej zależy najwięcej: energia na sali, pilnowanie czasu wystąpień, przekazywanie uczestnikom ważnych informacji od organizatora, moderowanie debatą.

I mimo, że sama prowadzę szkolenia czy wystąpienia publiczne oraz nieobca jest mi rola osoby prowadzącej różne wydarzenia (od 30 do 2500 uczestników), to jednak i ja nie zawsze o wszystkim pamiętam. Po zakończonej konferencji postanowiłam zatem spisać moje porady dla prowadzącego spotkanie biznesowe czy konferencję (zwłaszcza multispeakerową).

Oto moje podpowiedzi:

  1. Pamiętaj, że nie ludzie są dla Ciebie, ale Ty dla ludzi. Powinieneś być skupiony na potrzebach publiczności. Nie gwiazdorz i nie udawaj kogoś, kim nie jesteś. Będziesz wówczas autentyczny, a ludzie to czują i docenią.
  2. Przygotuj sobie 3-4 ćwiczenia integrujące grupę i rób je po każdej dłuższej przerwie. Nie zapomnij zintegrować publiczności na samym początku konferencji. W dużej mierze od Ciebie zależy energia na sali.
  3. W pierwszym wejściu, poza przedstawieniem Organizatora i siebie, ustal z publicznością kontrakt: poproś o wyłączenie telefonów komórkowych oraz o punktualność, zwłaszcza po zakończeniu przerw.
  4. Przygotuj sobie ze 2-3 dowcipy. Uśmiechem (i śmiechem) zawsze łatwiej jest zjednać publiczność.
  5. Nie bój się pomyłek. Masz do nich prawo, chociaż oczywistym jest, że lepiej jest ich unikać. Jednak, gdy się zdarzą, po prostu idź dalej. I tak większość osób ich nie zauważy, bo przecież nie zna Twojego scenariusza.
  6. Nie bój się interakcji. Podążaj za publicznością. To wymaga elastyczności, ale z takich interakcji wychodzi najlepszy kontakt z uczestnikami.
  7. Jeśli prowadzisz debatę, pamiętaj, aby nie stać w jednym miejscu. Zmieniaj miejsca na sali, aby pobudzić publiczność. Przygotuj sobie również kilka pytań, które sam zadasz prelegentom, aby zainicjować debatę.
  8. Publiczność utożsamia Ciebie z Organizatorem i często podczas przerw to właśnie do Ciebie będzie podchodzić, aby zadać dodatkowe pytania: zmniejszenie/zwiększenie klimatyzacji, gdzie coś kupić, gdzie znaleźć łazienkę, co będzie dalej w programie. Zorientuj się w tych kwestiach, bądź cierpliwy i postaraj się udzielić odpowiedzi, a nie odsyłać do Organizatora. Gracie w jednej drużynie, a uczestnicy mają prawo zadawać pytania i naprawdę nie muszą wszystkiego wiedzieć.
  9. Bądź przygotowany. Wejdź na stronę Organizatora, poczytaj o nim więcej (historia, oferta, ciekawostki), zrób notatki. Część przyda Ci się, aby przedstawić Organizatora, a część, aby móc udzielić odpowiedzi uczestnikom wydarzenia.
  10. Przed spotkaniem/konferencją podejdź do Organizatora i raz jeszcze sprawdź kolejność wystąpień, bo może się zdarzyć, że któryś z prelegentów źle obliczył czas dojazdu, a Ty będziesz chciał go zapowiedzieć.
  11. Ustal z Organizatorem, jakie dodatkowe rzeczy warto przekazać publiczności, np. informacja o innych szkoleniach, ofercie specjalnej, konkursach podczas eventu.
  12. Wyciągaj esencję z notek biograficznych prelegentów. Nie musisz wszystkiego mówić. Lepiej wcześniej podejdź do prelegenta i zapytaj na co masz zwrócić uwagę. Gwarantuję, że czasami występujący może Ciebie zaskoczyć.
  13. Kiedy żegnasz prelegenta, który zakończył właśnie swoje wystąpienie, dobrze byłoby, abyś jednym zdaniem nawiązał do jego wypowiedzi. Powinieneś być zatem uważny, zwłaszcza w kilku ostatnich minutach, bo wówczas sam prelegent podsumowuje swoje wystąpienie i łatwiej jest znaleźć jego najważniejszy wątek.
  14. Jeśli nie znasz prelegentów, którzy będą występować, poproś Organizatora, aby Ciebie im przedstawił. Nie czekaj aż sobie o tym przypomni, bo być może zajęty jest sprawami logistycznymi i naprawdę ma prawo o tym nie pamiętać.
  15. To Ty pilnujesz czasu wystąpień i całej konferencji. Bądź konsekwentny w uświadamianiu tego występującym. Wiem, że niektórzy kochają swój głos, jednak publiczność też zasługuje na szacunek i realizację czasową eventu. Poza tym każdy chce mieć przerwy.
  16. Jeżeli konferencja zawiera ankiety, powinieneś to ogłosić i sprawić, aby jak największa ich ilość została uzupełniona i oddana. Nie czekaj na koniec eventu, bo wówczas każdy myśli już tylko o pójściu do domu. Znajdź też pomocnika, który będzie je rozdawał, kiedy Ty będziesz o nich informował publiczność.
  17. Po prostu dobrze się baw! Masz na sali przyjaciół. W końcu zapłacili za swój bilet, więc oczekują najlepszego zwrotu z poniesionej inwestycji.

Podczas konferencji, którą prowadziłam, były rozdawane ankiety. Na szczęście Organizator pomyślał, aby uwzględnić w niej ocenę prowadzącego. I nie, nie otrzymałam 100% pozytywnych głosów. Około 80% uczestników oceniło mnie na 4-5 (w skali 0-5). Około 20% zaś postawiło mi niższą ocenę, w tym 2 osoby oceniły mnie na 2 (na szczęście niżej już nie było). I dlaczego o tym piszę: bo nawet jakbyś stawał na głowie i tak do części osób nie trafisz. I cóż z tego. Ważne, że dałeś z siebie 110% i dla tych 80% było warto.

Jednak po tego typu wystąpieniach robię jeszcze jedną rzecz. Proszę Organizatora, już po evencie, o 5 minut tylko dla mnie na szybki feedback. Dlaczego to robię? Bo zależy mi na tym, żeby się rozwijać, żeby być coraz lepszą. I zadaję tylko dwa pytania: co Ci się podobało w mojej pracy oraz co mogę poprawić?

I prezes polskiego oddziału BTI zwrócił uwagę na:

  • co się podobało: przygotowanie, ćwiczenie otwierające grupę, ćwiczenie pobudzające po przerwie obiadowej, swoboda, luz, otwartość na uczestników i wchodzenie z nimi w interakcję, zachęcanie do pytań, pilnowanie czasu konferencji, dokładna znajomość scenariusza na poziomie takim, że mogłabym event poprowadzić bez kartek (łącznie ze znajomością sylwetek prelegentów);
  • co wymaga poprawy: w kilku momentach mikrofon był za blisko twarzy i słychać było mój oddech, powinnam mieć przygotowane ze 2 dowcipy, które skróciłyby dystans, w jednym przypadku mogłam szybciej zareagować po zakończeniu wystąpienia jednego z prelegentów.

Dopiero po takiej informacji zwrotnej wiem, co już jest moją mocną stroną, a co wymaga poprawy, bo z samych ankiet uczestników tego się nie dowiem. I kiedy przyjmuję postawę otwartości to nie boję się oceny. Ona będzie zawsze, nawet sama świadomie się narażam na nią, prosząc o feedback. Dla mnie to wyjątkowo ważne, aby podnosić swój poziom przygotowania i jakości wystąpień.

I jeszcze taka rzecz niemerytoryczna, ale myślę, że powinieneś zwrócić na nią uwagę: jeśli event zaczynasz rano, a odbywa się on stosunkowo daleko od miejsca Twojego zamieszkania – przyjedź dzień wcześniej. Po pierwsze dlatego, że musisz się wyspać, a nie po nocy jechać. Będziesz mieć większą energię dnia następnego. A po drugie dlatego, że powinieneś być na miejscu co najmniej godzinę-półtorej przed rozpoczęciem. Musisz zapoznać się z salą i jej otoczeniem (toalety, miejsce na kawę/herbatę), ze sceną, wypróbować mikrofon, porozmawiać z osobami technicznymi oraz chwilę z Organizatorem o przebiegu eventu. Nie zrobisz tego przyjeżdżając 5 minut przed rozpoczęciem, gdy uczestnicy będą w fazie rejestracji.

Moim zdaniem najważniejsze to nie zapominać, że jesteś dla ludzi, żeby im służyć i pomagać. Żeby mieć w sobie taką wewnętrzną pokorę, która pozwoli Ci zapomnieć o ciągłym „ja” i przekieruje Ciebie na „ty/wy/my”. Tymczasem życzę Ci powodzenia w rozwoju Twojej kariery.

5 2 votes
Ocena artykułu

O Autorce

Justyna Kopeć

Justyna Kopeć

Strateżka marki osobistej

Towarzyszę liderkom w rozwoju marki osobistej i biznesu online. Jestem PR-owcem oraz specjalistką marketingu online. Prowadzę szkolenia, z których dotychczas skorzystało ponad 7000 osób.

Jako przedsiębiorczyni jestem właścicielką agencji marketingowej Blue Brand. Należę do Polskiego Stowarzyszenia Public Relations oraz Polish Business Club.

Jestem autorką i współautorką 10 książek, z których ostatnia to “Marka osobista i biznes online (nie tylko dla przedsiębiorczych kobiet)”.

Jeśli chciałabyś, abym pomogła Tobie przejść drogę tworzenia własnej marki osobistej i biznesu online – zachęcam do kontaktu. Prowadzę zarówno audyty dotychczasowych Twoich działań offline i online, jak również opracowuję strategie i je wdrażam.

Przejdź na stronę KONSULTACJE i zapisz się na niezobowiązujące 20-minutowe bezpłatne konsultacje ze mną.

jak założyć swój sklep online

Przeczytaj także

Rekrutacja przez Messenger do branży MLM

Głównym mottem działalności MLM jest pomaganie innym osobom poprzez sprzedaż potrzebnych im produktów i propozycję dołączenia do grupy osób zarabiających na MLM. Od tego, ilu osobom pomożesz, zależy wysokość Twoich zysków w marketingu sieciowym. Istotną rolę w budowie...

Twoja strategia w 5 krokach

Od czego zacząć budowę strategii marketingowej swojej marki osobistej? Korzystając z mojego wieloletniego doświadczenia zawodowego, opracowałam instrukcję, jak w 5 krokach opracować skuteczną strategię marketingową. Jak się przygotować do budowy tejże strategii? Jakie...

Jak zrobić analizę konkurencji?

Nie istniejemy na samotnej wyspie ani my, ani nasi odbiorcy. Budując swoją markę osobistą ważne jest, abyś miała świadomość tego, jakie marki już są obecne na rynku, na który chcesz wejść lub już działasz. Czy chcemy, czy nie, nasi odbiorcy będą nas z nimi porównywać....

Subskrybuj
Powiadom o

0 komentarzy
Informacje zwrotne w treści
Wyświetl wszystkie komentarze